13 Jul Registro Mercantil.- Legalización telemática de libros
La Ley 14/2013 de 27 de septiembre (Ley de Emprendedores), establecía la obligatoriedad de legalización telemática en el Registro Mercantil de todos los libros obligatorios que deben llevar los empresarios, incluido actas de Juntas y demás órganos de gobierno. A tal ida obedecía la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de Registro y del Notariado.
Habían surgido dudas respecto de la presentación de tales actas y si esta legalización suponía acceso al propio contenido de éstas, lo que podría perturbar su reserva o secreto. Todo ello trajo como consecuencia una resolución judicial que suspendía temporalmente tal registro del libro de actas.
Al objeto de aclarar todo ello se ha dictado en fecha 1 de julio de 2015 nueva Instrucción de la DGRN (BOE 8/7/2015). Se aclara que el fichero informático que recoge las actas no queda sujeto a publicidad legal ni registral. El registrador retiene el “hash” o algoritmo generado por el fichero al objeto de que pueda acreditarse que tal libro se legalizó en cierta fecha. Por tanto no se puede dar publicidad de algo que no se archiva.
En el supuesto de remisión de los libros “en abierto” el registrador como responsable de los ficheros tiene el deber de cumplir con la L.O. 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, debiendo adoptar medidas técnicas y organizativas (nivel medio) para preservar el secreto de los ficheros.
El empresario deberá conservar, a efectos de prueba, el soporte informático de idéntico contenido y formato que los ficheros presentados a legalización.
Si por razones de mayor confidencialidad y seguridad interese su envío encriptado podrá hacerlo a través de las formas contempladas en la propia Instrucción.